Stel je eens voor dat je niet meer wordt geleid door mails of documenten “waar je nog iets mee moet”. Dat je weer regie hebt over je tijd? Hoe fijn zou het zijn als je een ad hoc situatie kunt oplossen zonder paniek of chaos? Graag deel ik met jou vijf handige tips om meer grip te krijgen op je agenda.
Blokken in de agenda
Blok tijd in de agenda voor bijvoorbeeld lezen, archiveren en voor administratie. Dit kunnen wekelijks of maandelijks terugkerende afspraken zijn die op een door jou gekozen tijdstip staan.
Start op en sluit af
Start je dag met het maken van een planning. Open niet direct je mail, maar beslis wat de drie belangrijkste hoofdtaken zijn die moeten gebeuren die dag en zet deze in je agenda. Probeer zo gedisciplineerd mogelijk te werken aan de betreffende activiteit in de tijd die je hiervoor ingepland hebt.
Beëindig de werkdag met een terugblik; wat is er gedaan, wat is er blijven liggen? Maak voor de dag erna een planning bestaande uit de drie belangrijkste hoofdtaken die gedaan moeten worden, inclusief de activiteiten die zijn blijven liggen.
60/40 Regel
Houd je agenda “ademend”. Dat wil zeggen dat je alleen de zaken inplant waar je ook daadwerkelijk aan toe komt. Dit bestrijkt maximaal 60% van je dag. Dus 60% voor afspraken en acties en 40% voor overige zaken. Je houdt zo genoeg tijd over voor ad hoc zaken, voorbereiding en calamiteiten. Als je hier in je planning al rekening mee houdt, kun je zelfs al tijd over houden!
Vijf = tien
Plan reëel, denk je vijf minuten nodig te hebben voor een taak? Plan er tien!
Focus
Tot slot; stop met multitasken! Focus is de sleutel tot een verhoogde productiviteit.
Wil je weten hoe mijn tips in de praktijk uitpakken? Lees de ervaring van een vakgenoot.