Hoe vaak check je je e-mail op een dag? Staat de mailbox de hele dag open terwijl je aan het werk bent? Het is fijn om alles binnen te zien komen, maar echt productief is het niet. Het is slimmer om op een aantal vaste tijdstippen de mailbox te checken, in plaats van de hele dag door. Omdat de e-mail niet meer een afleiding is, kan je je beter focussen. Het is ook handig om de pop-ups van de binnenkomende mails (tijdelijk) uit te zetten. Dit voorkomt dat je constant getriggerd wordt door een nieuw mailtje. Het is even wennen misschien, maar het werkt wel.
De 2-minutenregel
Bedenk dat alles wat je binnen twee minuten kan doen, je beter nu gelijk kan doen in plaats van het uit te stellen. Door een 2-minutentaak uit te stellen en op een actielijst te plaatsen, ben je meer tijd kwijt dan door het direct te doen.
Deze regel is heel goed toepasbaar bij het verwerken van bijvoorbeeld e-mail – uiteraard alleen tijdens de geplande mailmomenten – of post. Train jezelf om deze klusjes ook echt binnen twee minuten te doen; gebruik desnoods een timer. Door deze regel goed toe te passen leer je snel welke mails wat meer aandacht (en dus tijd) nodig hebben, die je vervolgens inplant in de agenda. Zitten er e-mails bij die direct af te handelen zijn? Hanteer dan de 2-minutenregel!
Andere voorbeelden van 2-minutenacties;
- een document opzoeken;
- sommige telefoontjes;
- iets archiveren;
- een bestelling plaatsen.
De onderwerpregel
Tot slot is het ook van belang om alleen e-mails te versturen met een duidelijke onderwerpregel. Mails met een duidelijke onderwerpregel bevatten genoeg informatie, zodat de ontvanger al weet wat er van hem gevraagd of verwacht wordt. Bovendien worden deze e-mails eerder en beter gelezen en dus sneller behandeld.
Een goed opgestelde onderwerpregel van een e-mailbericht kan het verschil maken. Het levert veel duidelijkheid en overzicht op; ook voor de ontvangers. Hoe concreter hoe beter!
Start vandaag nog en ervaar meer plezier in je werk! In deze terugkerende column deel ik graag direct toepasbare tips met jou voor een georganiseerde werkplek