Een medewerker die wordt verdacht van een incident is vaak iemand van wie je dit als laatste had verwacht. Veelal is er sprake van een langdurig dienstverband, gaat het om een hardwerkende medewerker waar niets op aan te merken lijkt. Er wordt dan gezegd: “Voor hem/haar zou ik mijn hand in het vuur hebben gestoken.”
Teleurstelling in de medewerker en emoties liggen voor de hand, los van het financiële nadeel en/of de gevolgschade door aantasting van het goede bedrijfsimago. Zaken waar een ondernemer wakker van kan liggen en die hem letterlijk hoofdpijn bezorgen: hoe heeft het kunnen gebeuren? Hoe pak ik dit aan? Welke gevolgen heeft dit voor mij en mijn bedrijf? De term “hoofdpijndossier” is niet voor niets gekozen!
Hoe pak je een “hoofdpijndossier” aan?
De grotere bouw- en installatiebedrijven hebben hier meestal wel beleid op ontwikkeld en mogelijk zelfs een aparte afdeling die zich met dit soort zaken bezig houdt. Hier is het voor een ieder duidelijk hoe de onderneming dergelijke incidenten aanpakt, welke bevoegdheden, rechten en plichten bij een eventueel onderzoek gelden.
Kijkend naar kleine of middelgrote installatiebedrijven, dan is er over het algemeen veel minder en vaak is er helemaal niets geregeld of vastgelegd. Als zich dan iets voordoet, dan komt zo’n melding van een incident terecht bij de eigenaar van het bedrijf of –in geval van een wat grotere onderneming- bij de persoon of personen die zich bezig houden met personeelszaken. Door het ontbreken van beleid op dit gebied wordt er ad hoc gereageerd op een incidentmelding. En dat is niet altijd de beste reactie!
Welke ‘medicijn’ werkt het beste?
1. Zelf aan de slag
In strategisch maar ook in juridisch opzicht is een objectieve en vooral onbevooroordeelde aanpak het beste. De vraag is: kan een onderneming dat zelf? Het antwoord: ja, tot op zekere hoogte. Natuurlijk zijn er ondernemers die de deskundigheid en vaardigheid bezitten. Als zij dankzij “Fact Finding” een juridisch goed dossier kunnen opbouwen, dan is dat uitstekend.
De ‘bijwerking’
In de praktijk blijkt dat objectief en onbevooroordeeld onderzoek doen lastiger is dan gedacht. Bovendien ontbreekt vaak simpelweg de tijd om dit zorgvuldig en grondig te doen. Ook spelen emoties hier een belangrijke rol bij.
De remedie
Maak direct bij de start van het onderzoek de afweging: Kan ik voldoende tijd en mankracht vrijmaken om de zaak objectief en zorgvuldig aan te pakken?
Schakel op het juiste moment in het proces externe deskundigheid in, door een particulier recherchebureau en/of een arbeidsjurist in te huren.
2. Politie inschakelen
Een optie is aangifte doen bij de politie. Hoewel wij hier zeker voorstander van zijn, moet je je er terdege van bewust zijn dat de politie haar eigen agenda en beleid heeft.
De ‘bijwerking’
Als de politie al bereid is om de aangifte op te nemen en een onderzoek in te stellen, dan heb je zelf niet meer in de hand wat er gaat gebeuren en wanneer. Je geeft als het ware de regie uit handen.
De politie verstrekt aan derden geen nadere informatie. Die mág zij zelfs niet geven. Dat betekent dus dat een onderneming zelf verantwoordelijk is voor een goede dossieropbouw rondom het incident. En dan wordt het nog lastig om – los van het strafrechtelijke deel – in het civielrecht voldoende bewijs te verzamelen om tot een ontslag te komen.
De remedie
Het kan dus verstandig zijn om het moment van aangifte nog even uit te stellen in het belang van de eigen dossieropbouw.
3. Particulier recherchebureau inhuren
Particuliere recherchebureaus moeten opereren binnen de kaders van de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus (WPBR). In deze wetgeving staan onder andere de eisen beschreven die worden gesteld aan dit soort organisaties en bureaus. Bij inhuren is het belangrijk om vooraf te controleren of het particuliere recherchebureau voldoet aan alle eisen (vergunningen, legitimatiebewijzen, gedragscode(s), enz.) die hiervoor gelden.
Hoewel het geld kost, heeft het inschakelen van zo’n bureau zeker voordelen. Je houdt zelf de regie in handen. Samen met het recherchebureau kan worden bepaald wat er met de gevonden resultaten gebeurt. Zo kan bijvoorbeeld worden voorkomen dat er zaken in de publiciteit komen die schadelijk voor de onderneming kunnen zijn.
Daarnaast is het mogelijk om afspraken te maken over het tijdsbestek waarbinnen het onderzoek moet worden uitgevoerd en welke soorten (technisch) onderzoek uitgevoerd gaan worden.
De ‘bijwerking’
Voor particuliere recherchebureaus geldt de privacygedragscode. Deze gedragscode bevat normeringen over de omgang met persoonsgegevens, plichten van de onderzoeker, rechten van de onderzochte persoon, soorten onderzoek, etc. In deze gedragscode zitten verplichtingen voor het particulier recherchebureau die mogelijk niet in het belang zijn van de onderneming. Neem bijvoorbeeld de verplichting dat een recherchebureau een betrokkene achteraf in kennis moet stellen van het feit dat er in opdracht van de werkgever een observatie is gedaan naar zijn ‘reilen en zeilen’.
De remedie
Neem als onderneming zelf goed kennis van de inhoud van de gedragscode, wanneer je overweegt een particulier recherchebureau in te huren. Door kennis van de rechten en plichten uit de gedragscode kan beter bepaald worden wat het juiste moment is om een bureau in te schakelen.
Leg hoe dan ook de wijze waarop interne incidenten worden onderzocht vast in een reglement. Dit reglement moet voor alle betrokkenen inzichtelijk zijn zodat als zich een incident voordoet, het voor een ieder duidelijk is of kan zijn op welke wijze zo’n incident wordt aangepakt. Als er een OR is, stem dit dan ook met hen af.