Je kunt niet altijd alles uitsluiten. Want als mensen kwaad willen doen, dan vinden ze altijd wel een manier om het voor elkaar te krijgen. Hieronder volgen enkele adviezen, waardoor je in ieder geval de kans op diefstal kunt verkleinen.
Registratie van goederen
Veel voorraadverschillen? Ga dan eens na hoe er wordt bijgehouden wat mensen precies meenemen. Bestaan er afspraken over het terugbrengen van overgebleven materialen? Zijn die er niet? Dan is het niet verbazingwekkend dat mensen de materialen niet terugbrengen. Misschien niet eens uit kwade wil, maar simpelweg ‘omdat we dat nooit doen’. Doorbreek de gewoonte. Zorg voor een registratie van goederen en materialen die je meegeeft. Maar ga ook eens na of het restantmateriaal wel terugkomt. Gebeurt dat niet? Vraag er dan eens naar.
In veel gevallen betekent dit niets meer dan een mentaliteitsverandering: het kon altijd, want niemand deed er moeilijk over, maar nu mag het niet meer. Geef daarin zelf het goede voorbeeld: zorg dat het hele bedrijf dezelfde boodschap uitdraagt als het gaat om integriteit.
Bezwaren als ‘bureaucratie’ en ‘administratieve rompslomp’ liggen misschien voor de hand, maar de enige manier om makkelijk inzichtelijk te maken waar de materialen blijven, is door eenvoudigweg bij te houden wat er uitgaat en wat er terugkomt.
Preventieve maatregelen
Afhankelijk van de situatie zijn er maatregelen denkbaar zoals:
- Zorg voor betalingen met pin, zo min mogelijk met contant geld
- Plaats kluisjes, voor de persoonlijke eigendommen van medewerkers
- Hang openlijk camera’s op met een bordje ‘hier waken wij over uw en onze eigendommen’.
- Stel regels op hoe er met materialen en gereedschappen moet worden omgegaan.
- Controleer dit ook regelmatig.
Zorg voor een afschrikkende werking
Zorg dat voor het personeel duidelijk is wat de consequenties zijn als iemand wordt betrapt op diefstal. Neem in het bedrijfsreglement op welke onderzoeksmiddelen het bedrijf mag inzetten als er sprake is van het vermoeden van diefstal of ander ongeoorloofd gedrag. Denk hierbij aan het plaatsen van een verborgen camera (zie het eerder verschenen artikel hierover). Maar benoem ook wat de consequentie is als het vermeende feit wordt aangetoond: ontslag op staande voet en terugbetaling van gestolen goederen.
Uiteindelijk kun je niet alles volledig dichttimmeren. Je kunt je afvragen of je dat moet willen. Werken met collega’s betekent ook het kunnen vertrouwen op collega’s.
Wat als het toch gebeurt?
Gebeurt er ondanks alles toch iets? Doe dan geen overhaaste dingen in een emotionele opwelling, bijvoorbeeld door iemand rechtstreeks te confronteren met een roddel over betrokkenheid bij de diefstal. Zet eerst zorgvuldig de stappen voor het doen van een onderzoek.
Meer informatie vind je op www.fact-finding.nl. De eerstvolgende training Fact Finding staat gepland op 2-3 november.